مسؤول عمليات شؤون الموظفين

المسمى الوظيفي: مسؤول شؤون الموظفين

الإدارة: الموارد البشرية والتدريب

الهدف العام من الوظيفة:

تنفيذ وإدارة عمليات شؤون الموظفين اليومية بكفاءة ودقة، وضمان تطبيق سياسات وإجراءات الموارد البشرية واللوائح

المنظمة للعمل، والمحافظة على سلامة وتحديث بيانات الموظفين، ودعم دورة حياة الموظف منذ التعيين وحتى انتهاء

الخدمة، بما يضمن جودة الخدمات المقدمة للموظفين والامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

المهام والمسؤوليات الأساسية:

1. الاستقطاب والتوظيف:

• جمع وتنسيق الاحتياجات الوظيفية والشواغر من الإدارات والأقسام وفق الملاك الوظيفي والخطط المعتمدة.
• مراجعة بيانات الشواغر ومتطلبات الوظائف والتأكد من استكمال الوصف الوظيفي والمؤهلات المطلوبة.
• إعداد ونشر الإعلانات الوظيفية عبر منصات ومواقع التوظيف المعتمدة ووسائل التواصل المناسبة.
• استقطاب المرشحين من خلال شبكات العلاقات المهنية والأصدقاء والمعارف وفق الضوابط المعتمدة.
• استقبال وفرز طلبات التوظيف والسير الذاتية وإعداد القوائم الأولية للمرشحين وفق متطلبات الوظائف.
• التنسيق مع الإدارات المعنية لتحديد المرشحين المستوفين للمتطلبات وترتيب المقابلات الشخصية.
• المشاركة في المقابلات الشخصية والاختبارات الوظيفية وتوثيق نتائج وتقييمات المرشحين.
• الحفاظ على قاعدة بيانات محدثة للمرشحين وطلبات التوظيف للاستفادة منها في الشواغر الحالية والمستقبلية.

2. متابعة فترة التجربة وتدريب الموظفين الجدد:

متابعة الموظفين خلال فترة التجربة والتأكد من استكمال متطلبات التقييم.

التنسيق مع المدير المباشر لمتابعة أداء الموظف وسلوكه ومدى ملاءمته للوظيفة.

إعداد ومتابعة نماذج تقييم فترة التجربة وفق المواعيد المحددة.

متابعة نتائج تقييم فترة التجربة ورفع التوصيات بشأن التثبيت أو التمديد أو إنهاء الخدمة وفق الصلاحيات

المعتمدة.

تحديد الاحتياجات التدريبية الأولية للموظفين الجدد بالتنسيق مع الإدارات المعنية.

متابعة تنفيذ برامج التدريب والتوجيه للموظفين خلال فترة التجربة.

حفظ وتحديث سجلات التقييم والتدريب الخاصة بالموظفين الجدد.

3. إدارة ملفات وبيانات الموظفين:

• إنشاء وإدارة وتحديث ملفات الموظفين الورقية والإلكترونية.

• ضمان اكتمال المستندات والبيانات المطلوبة لكل موظف.

• تحديث بيانات الموظفين على أنظمة الموارد البشرية بشكل مستمر.

• المحافظة على سرية وسلامة بيانات ومعلومات الموظفين.

  4.تنفيذ إجراءات التوظيف والمباشرة:

• تنفيذ الإجراءات الإدارية للموظفين الجدد وفق الإجراءات المعتمدة.

• إعداد ومتابعة عقود العمل ومستندات التعيين.

• استكمال إجراءات المباشرة وإدخال بيانات الموظف في النظام.

• التنسيق مع الإدارات المعنية لاستكمال متطلبات الموظف الجديد.

5.إدارة الحضور والانصراف والإجازات:

• إضافة الموظفين الجدد إلى نظام الحضور والانصراف المعمول به في الشركة.
• متابعة أنظمة الحضور والانصراف والتأكد من دقة البيانات.
• متابعة الإجازات والأذونات والغياب والتأخير وفق اللوائح المعتمدة.
• مراجعة سجلات الحضور وإعداد التقارير الدورية.
• التنسيق مع الإدارات بشأن حالات الغياب والتأخير والمخالفات الوظيفية.

6.دعم عمليات المتغيرات الشهرية للأجور والمرتبات:

• إعداد ومراجعة البيانات والمتغيرات الشهرية الخاصة بالرواتب.
• متابعة الإجازات والغياب والعمل الإضافي والخصومات والاستحقاقات.
• التنسيق مع الإدارة المالية لضمان دقة بيانات الرواتب وفي المواعيد المحددة.

7.تطبيق سياسات وإجراءات الموارد البشرية:

• تطبيق السياسات واللوائح والإجراءات المعتمدة المتعلقة بشؤون الموظفين.
• التأكد من تنفيذ معاملات الموظفين وفق الإجراءات والصلاحيات المحددة.
• المساهمة في توحيد وتطوير إجراءات عمليات شؤون الموظفين.

8.إدارة العقود والحالة الوظيفية:

• متابعة عقود الموظفين وتواريخ انتهائها وتجديدها.
• إعداد ومتابعة إجراءات التعيين والترقية والنقل والتكليف وتغيير الحالة الوظيفية.
• التأكد من استيفاء المتطلبات والمستندات القانونية والإدارية.
• تحديث الحالة الوظيفية للموظفين في الأنظمة والسجلات.

9.إعداد المراسلات والوثائق الرسمية والأرشفة والتوثيق:

• إعداد الخطابات والمراسلات المتعلقة بشؤون الموظفين وأرشفتها ورقياً والكترونياً وتوثيقها.
• إعداد قرارات وإخطارات التعيين والترقية والنقل والتكليف.
• إعداد الإنذارات والإخطارات والإجراءات المتعلقة بالمخالفات وفق التوجيهات المعتمدة.
• إعداد مستندات وإجراءات انتهاء الخدمة وتسوية المستحقات وإخلاء الطرف.

10.خدمة الموظفين ومعالجة الاستفسارات:

• استقبال ومعالجة استفسارات الموظفين المتعلقة بشؤونهم الوظيفية وإعداد تقرير خاص بها وإحالتها إلى المدير المباشر.
• توضيح الإجراءات والسياسات واللوائح المعتمدة للموظفين.
• متابعة طلبات الموظفين ومعاملاتهم حتى إتمامها.
• التعامل مع المشكلات والشكاوى الوظيفية ضمن حدود الصلاحيات والإجراءات المعتمدة.

11.إعداد تقارير وبيانات الموارد البشرية:

• إعداد التقارير الدورية الخاصة بعدد الموظفين والحضور والغياب والتأخير والإجازات ودوران العمالة.
• استخراج وتحليل البيانات المتعلقة بعمليات شؤون الموظفين.
• إعداد التقارير والمؤشرات المطلوبة للإدارة.
• التأكد من دقة البيانات المستخدمة في التقارير.

12.دعم تقييم أداء الموظفين:

• دعم الإدارة في تنفيذ دورة تقييم الأداء السنوي.
• متابعة استلام واستكمال نماذج تقييم الأداء.
• متابعة المواعيد والإجراءات الخاصة بالتقييم.
• حفظ وتحديث سجلات نتائج التقييم وفق الإجراءات المعتمدة.

13.إنهاء الخدمة ومغادرة الموظفين:

• تنفيذ الإجراءات الإدارية الخاصة بانتهاء الخدمة والاستقالة وإنهاء العقد.

• إعداد ومتابعة إخلاء الطرف وتسليم العهد والمستندات.

• التنسيق مع الإدارات المعنية لاستكمال مستحقات الموظف.

• تحديث حالة الموظف وإغلاق ملفه وفق الإجراءات المعتمدة.

14.السرية وحماية المعلومات

• المحافظة على سرية البيانات والمعلومات والوثائق الخاصة بالموظفين.

• الالتزام بصلاحيات الوصول إلى أنظمة وملفات الموارد البشرية.

• عدم الإفصاح عن البيانات الوظيفية أو المالية إلا وفق الصلاحيات المعتمدة.

• الالتزام بإجراءات حماية وأمن المعلومات المعمول بها في الشركة.

المؤهلات المطلوبة:

• ليسانس قانون، بكالوريوس إدارة الأعمال، لغة انجليزية، تقنية المعلومات، هندسة، أو أي تخصص ذي صلة.

• خبرة عملية من 2–5 سنوات في مجال شؤون الموظفين أو عمليات الموارد البشرية.

• معرفة جيدة بقانون العمل الليبي واللوائح المنظمة لعلاقة العمل.

• معرفة جيدة بإجراءات التوظيف والعقود والحضور والإجازات والرواتب وإنهاء الخدمة.

• إجادة استخدام Microsoft Office، وخاصة Excel .

• القدرة على التعامل مع أنظمة وبرامج الموارد البشرية. HR Systems

المهارات المطلوبة:

• دقة عالية والانتباه للتفاصيل.

• مهارات تنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات.

• مهارات التواصل وخدمة الموظفين.

• القدرة على التعامل مع البيانات وإعداد التقارير.

• القدرة على حل المشكلات ومتابعة المعاملات حتى إتمامها.

• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد.

• القدرة على التعامل مع أنظمة الموارد البشرية والبيانات الإلكترونية.

• الالتزام بالسرية والموضوعية والمهنية.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs):

• دقة واكتمال بيانات وملفات الموظفين.

• الالتزام بمواعيد إعداد بيانات الرواتب والتقارير.

• سرعة ودقة إنجاز معاملات الموظفين.

• نسبة الالتزام بتجديد العقود في مواعيدها.

• دقة سجلات الحضور والانصراف والإجازات.

• مستوى رضا الموظفين عن خدمات شؤون الموظفين.

• نسبة الالتزام بالسياسات والإجراءات المعتمدة.

• الالتزام بسرية بيانات الموظفين.

نطاق العمل والصلاحيات:

• الوصول إلى ملفات وبيانات الموظفين وأنظمة الموارد البشرية وفق الصلاحيات المعتمدة.

• تنفيذ معاملات شؤون الموظفين ضمن السياسات والإجراءات والصلاحيات المحددة.

• التنسيق المباشر مع الإدارات المختلفة بشأن معاملات الموظفين.

• إعداد التقارير والبيانات المتعلقة بعمليات شؤون الموظفين.

• رفع الحالات والاستثناءات التي تتجاوز نطاق الصلاحية إلى المسؤول المباشر.

علاقات العمل:

• جميع الإدارات والأقسام بالشركة.

• الإدارة المالية.

• الإدارة العليا وفق نطاق الاختصاص.

ظروف العمل:

• عمل مكتبي ضمن بيئة إدارية.

• يتطلب التعامل المستمر مع بيانات ووثائق الموظفين.

• يتطلب دقة عالية والالتزام بالمواعيد والإجراءات.

• قد يتطلب العمل تحت ضغط خلال فترات إعداد الرواتب والتقارير وتجديد العقود.

• الالتزام التام بسرية المعلومات والبيانات الوظيفية.