مدير المخازن

المسمى الوظيفي: مدير المخازن
الإدارة: إدارة المخازن
الرئيس المباشر: الإدارة العليا / حسب الهيكل التظيمي
المرؤوسون: موظفو المخازن بالمواقع
مكان العمل: الإدارة الرئيسية ومواقع المشاريع حسب حاجة العمل
طبيعة العمل: إداري بشكل أساسي وميداني عند الحاجة

الهدف العام من الوظيفة:

إدارة وتنظيم ومراقبة عمليات المخازن بالشركة بما يضمن توفير المواد والمعدات وقطع الغيار والمستلزمات اللازمة للمشاريع في الوقت المناسب، والمحافظة على سلامة المخزون ودقة السجلات، وترشيد تكاليف التخزين، وفق السياسات والإجراءات المعتمدة.

المسؤوليات والمهام الرئيسية:

إدارة المخازن:

إدارة وتنظيم ومتابعة أعمال المخازن في الإدارة الرئيسية ومواقع المشاريع، ووضع إجراءات موحدة للاستلام

والفحص والتخزين والصرف والتحويل والإرجاع والجرد، والتأكد من الالتزام بها.

الإشراف على جاهزية المخازن وكفاءة عمليات التخزين والمناولة والمحافظة على سلامة المواد والمعدات

وقطع الغيار.

إدارة المخزون والرقابة:

متابعة أرصدة المخزون في جميع المخازن والمشاريع وضمان دقة وتحديث البيانات وتصنيف وترميز المواد

والمعدات وقطع الغيار.

متابعة مستويات المخزون والمواد الراكدة والزائدة والتالفة، والحد من الفقد والهدر والصرف غير المصرح به

متابعة مخازن المشاريع وحركة المواد والمعدات:

متابعة أعمال مخازن جميع المشاريع والتأكد من انتظام عمليات الاستلام والصرف والجرد والتوثيق.

متابعة حركة المواد والمعدات وقطع الغيار بين المخازن والمشاريع، وتوثيق عمليات النقل والتحويل والإرجاع.

الحفاظ على سجل محدث يوضح مكان وجود المواد والمعدات، والكميات المتاحة، وما تم صرفه، ولأي

مشروع أو جهة، وتاريخ الصرف، والرصيد المتبقي.

متابعة مواقع الآلات والمعدات التابعة للشركة وتحديث بيانات موقعها وحالتها والجهة أو المشروع المستخدم لها

متابعة المواد والمعدات الفائضة أو غير المستخدمة وإعادة توزيعها أو إرجاعها للمخازن حسب الاحتياج.

الاستلام والصرف والجرد:

الإشراف على استلام المواد والمعدات والتأكد من مطابقتها للكميات والمواصفات والمستندات المعتمدة.

الإشراف على صرف المواد والمعدات وفق طلبات معتمدة وربط الصرف بالمشروع والجهة المستفيدة.

إعداد وتنفيذ خطط الجرد الدوري والمفاجئ والسنوي، ومطابقة الأرصدة الفعلية مع السجلات والنظام ومعالجة

الفروقات.

التقارير والتحليل:

إعداد تقارير دورية عن أرصدة المخزون وحركته في جميع المشاريع والمخازن، وحركة الاستلام والصرف

والتحويل والإرجاع.

إعداد تقارير عن المواد والمعدات الموجودة والمصروفة والمتبقية والراكدة والتالفة، ومواقع الآلات والمعدات

 وحركتها.

تحليل بيانات المخزون ورفع التقارير والتوصيات المتعلقة بالفروقات والفقد وإعادة توزيع المواد وتحسين

الاستفادة من المخزون.

التنسيق والأنظمة والسلامة:

التنسيق مع المشتريات والمشاريع والمالية والعمليات بشأن احتياجات المخزون والتوريد والصرف والتحويل

الإشراف على استخدام نظام إدارة المخازن أو ERP والتأكد من تسجيل جميع الحركات ودقة السجلات

ضمان تطبيق متطلبات السلامة والصحة المهنية وتنظيم الدخول والخروج والحفاظ على أمن المخازن.

الإشراف على فريق المخازن:

الإشراف على موظفي وأمناء المخازن بالمشاريع وتوزيع المهام ومتابعة الأداء والالتزام بإجراءات العمل

تدريب العاملين وتطوير إجراءات العمل بما يرفع كفاءة المخازن ويحد من الأخطاء والفقد والهدر.

الصلاحيات:

الإشراف على جميع العمليات اليومية للمخازن ضمن الصلاحيات المعتمدة.

اعتماد مستندات الاستلام والصرف والتحويل ضمن حدود التفويض.

طلب إجراء الجرد والتحقق من أرصدة المخزون.

التوصية بإعادة طلب المواد أو إعادة توزيعها بين المشاريع.

التوصية بإتلاف أو بيع المواد الراكدة أو التالفة وفق الإجراءات المعتمدة.

إيقاف استلام أو صرف المواد عند وجود مخالفة أو عدم مطابقة، مع رفع الموضوع للجهات المختصة.

رفع التقارير والتوصيات المتعلقة بالمخزون إلى الإدارة المختصة.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

مؤهل جامعي في إدارة الأعمال أو المحاسبة أو إدارة سلسلة الإمداد أو تخصص ذي صلة.

خبرة لا تقل عن 8 سنوات في إدارة المخازن، ويفضل في شركات المقاولات أو المشاريع الهندسية، منها 3

سنوات على الأقل في منصب إشرافي أو إداري.

خبرة في إدارة المخازن المركزية ومخازن مواقع المشاريع.

معرفة جيدة بإجراءات الاستلام والصرف والجرد وإدارة المخزون وتصنيف وترميز المواد وقطع الغيار

والمعدات.

خبرة في استخدام أنظمة ERP أو أنظمة إدارة المخازن، وإجادة Microsoft Excel.

معرفة بإجراءات السلامة والتخزين للمواد المختلفة، والقدرة على إعداد التقارير وتحليل بيانات المخزون.

المهارات والكفاءات:

القيادة والإشراف وإدارة الفريق.

التخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات.

تحليل المخزون واتخاذ القرار.

الدقة والانتباه للتفاصيل.

التواصل والتنسيق مع الإدارات والمشاريع.

حل المشكلات ومعالجة فروقات المخزون.

القدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة متعددة المشاريع.

تطوير الإجراءات وتحسين الأداء.

مؤشرات الأداء الرئيسية :(KPIs)

دقة أرصدة المخزون ونسبة الفروقات بين الجرد الفعلي والنظام.

نسبة المواد الراكدة والبطيئة الحركة والتالفة أو المفقودة.

الالتزام بمواعيد صرف المواد للمشاريع ومتوسط زمن تنفيذ طلبات الصرف.

نسبة الالتزام بإجراءات الاستلام والتخزين والصرف والجرد.

نسبة اكتمال ودقة المستندات والسجلات المخزنية.

كفاءة استخدام المساحات التخزينية.

مستوى رضا المشاريع عن خدمات المخازن.

مستوى الالتزام بإجراءات السلامة داخل المخازن.

العلاقات الوظيفية:

داخليًا: إدارة المشتريات، إدارة المشاريع، الإدارة المالية، وإدارة العمليات.

خارجيًا: الموردون، شركات النقل، المقاولون من الباطن، والجهات ذات العلاقة بعمليات التوريد والاستلام.

المسؤولية العامة:

يتحمل مدير المخازن مسؤولية ضمان كفاءة إدارة المخزون وسلامة المواد والمعدات وقطع الغيار، ودقة

السجلات والمستندات، وتوفير احتياجات المشاريع في الوقت المناسب، بما يساهم في استمرارية العمل وترشيد

التكاليف وتحقيق أهداف الشركة.

• المهارات والكفاءات:

القيادة والإشراف وإدارة الفريق.

التخطيط والتنظيم وتحديد الأولويات.

تحليل المخزون واتخاذ القرار.

الدقة والانتباه للتفاصيل.

التواصل والتنسيق مع الإدارات والمشاريع.

حل المشكلات ومعالجة فروقات المخزون.

القدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة متعددة المشاريع.

تطوير الإجراءات وتحسين الأداء.