مسؤول المشتريات الداخلية والتعاقدات

المسمى الوظيفي – مسؤول المشتريات الداخلية والتعاقدات

الإدارة: إدارة المشتريات
الرئيس المباشر: مدير المشتريات أو من يفوضه
نطاق العمل: المقر الرئيسي ومواقع ومشاريع الشركة.

أولًا: الهدف العام للوظيفة:

تنفيذ ومتابعة عمليات الشراء المحلية والتعاقدات اللازمة لتلبية احتياجات الشركة ومشاريعها، وفق المواصفات الفنية والكميات

المطلوبة، وبأفضل الشروط السعرية والتجارية، مع ضمان سرعة التوريد والالتزام بالإجراءات المعتمدة.

ثانيًا: المهام والمسؤوليات:

1.      استلام ومراجعة طلبات الشراء الواردة من الإدارات والمشاريع، والتحقق من اكتمال بياناتها واعتمادها.

2.      البحث عن الموردين المحليين، وطلب عروض الأسعار، ومقارنتها من حيث السعر والجودة والمواصفات ومدة التوريد وشروط الدفع.

3.      التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الشروط، وإعداد التوصيات بشأن اختيار المورد المناسب وفق الصلاحيات المعتمدة.

4.      إعداد أوامر الشراء ومتابعة اعتمادها وتنفيذها، والتأكد من مطابقة المواد والمستلزمات للمواصفات والكميات المطلوبة.

5.      متابعة التوريد والتنسيق مع المخازن والمشاريع والإدارات المعنية بشأن الاستلام والفحص ومعالجة النواقص أو الملاحظات.

6.      متابعة العقود والاتفاقيات المحلية المتعلقة بالمشتريات والخدمات، والتنسيق بشأن إعدادها ومراجعتها واعتمادها من الجهات المختصة.

7.      متابعة التزامات الموردين والمتعاقدين ومواعيد التسليم وشروط التعاقد، ورصد حالات التأخير أو الإخلال ورفعها للمسؤول المباشر.

8.      إنشاء وتحديث قاعدة بيانات الموردين، وحفظ عروض الأسعار وأوامر الشراء والعقود والمراسلات والوثائق ذات الصلة.

9.      التنسيق مع الإدارة المالية بشأن الفواتير والمستحقات وشروط الدفع، ومع الإدارات الفنية للتحقق من المواصفات والاحتياجات.

10.  إعداد تقارير دورية عن عمليات الشراء، والأسعار، وحالة الطلبات والتوريدات، والعقود، وأداء الموردين.

ثالثًا: المؤهلات والخبرات:

• مؤهل جامعي مناسب في إدارة الأعمال أو الهندسة أو المجالات ذات الصلة.
• خبرة عملية في المشتريات المحلية والتعامل مع الموردين ومتابعة التوريدات والتعاقدات.
• يفضل وجود خبرة في شركات المقاولات ومستلزمات المشاريع ومواد البناء والخدمات التشغيلية.
• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج Microsoft Office وأنظمة المشتريات أو تخطيط موارد المؤسسة (ERP).

رابعًا: المهارات المطلوبة:

• التفاوض وتحليل عروض الأسعار وإعداد المقارنات.
• التنظيم والمتابعة وإدارة الأولويات والمواعيد.
• التواصل الفعال وبناء العلاقات المهنية مع الموردين.
• الدقة في مراجعة المستندات والالتزام بالإجراءات والصلاحيات.
• النزاهة والمحافظة على سرية المعلومات وتجنب تعارض المصالح.

خامسًا: مؤشرات الأداء الرئيسية:

• الالتزام بمواعيد توفير المشتريات والتوريدات.
• تحقيق وفر في التكلفة دون الإخلال بالجودة والمواصفات.
• دقة أوامر الشراء واكتمال المستندات.
• نسبة الالتزام بمواعيد وشروط التوريد والتعاقد.
• كفاءة متابعة الموردين ومعالجة حالات التأخير والنواقص.

سادسًا: حدود الصلاحيات والمسؤولية:

يمارس مسؤول المشتريات الداخلية والتعاقدات مهامه ضمن الصلاحيات والإجراءات المعتمدة، ولا يملك إبرام العقود أو اعتماد

الالتزامات المالية أو تغيير شروط الشراء إلا في حدود التفويض الرسمي الممنوح له.

• المهارات المطلوبة:
• التفاوض وتحليل عروض الأسعار وإعداد المقارنات.
• التنظيم والمتابعة وإدارة الأولويات والمواعيد.
• التواصل الفعال وبناء العلاقات المهنية مع الموردين.
• الدقة في مراجعة المستندات والالتزام بالإجراءات والصلاحيات.
• النزاهة والمحافظة على سرية المعلومات وتجنب تعارض المصالح.