مساعد تنفيذي

تقديم الدعم الإداري للمدير العام وتنظيم مراسلات واجتماعات ووثائق الإدارة ومجلس الإدارة.

نظام العمل

40 ساعة أسبوعيًا، موزعة على خمسة أيام من الأحد إلى الخميس، من 08:00 إلى 16:00.

المهام والمسؤوليات

• تنظيم جدول المدير العام ومواعيده واجتماعاته وترتيبات سفره.

• إعداد المراسلات والعروض التقديمية والوثائق التنفيذية بالعربية والإنجليزية.

• تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة واللجان، بما يشمل جداول الأعمال والوثائق والدعوات والترتيبات اللازمة.

• إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذ التكليفات مع المسؤولين عنها.

• استقبال الزوار وتنظيم التواصل مع الإدارات والشركاء والجهات الخارجية.

• تنظيم اجتماعات وفعاليات الإدارة وتجميع التقارير المطلوبة للمكتب التنفيذي.

• حفظ المراسلات السرية والوثائق الموقعة وسجلات الإدارة ضمن نظام أرشفة منظم.

• متابعة المستندات المعروضة للمراجعة أو التوقيع وإحالتها إلى أصحاب الصلاحية.

• متابعة الأعمال الإدارية اليومية للمكتب التنفيذي والتنسيق لتوفير خدماته واحتياجاته.

• حماية المعلومات السرية وقصر تداول الوثائق على الأشخاص المخولين بالاطلاع عليها.

المتطلبات

• شهادة ثانوية أو دبلوم مناسب، مع مهارات جيدة في الكتابة والأعمال المكتبية.

• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الدعم التنفيذي أو الإدارة المكتبية أو عمل مشابه.

• إجادة الكتابة بالعربية والإنجليزية واستخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس وحفظ السجلات السرية.

مؤهلات إضافية مرغوبة

• خبرة في دعم الإدارة العليا أو مجالس الإدارة.

• خبرة في إعداد المراسلات التنفيذية ومحاضر الاجتماعات.