الوصف الوظيفي: أخصائي أرشيف

عن الوظيفة

نبحث عن أخصائي أرشيف يضع نظام حفظ الوثائق والسجلات في المؤسسة ويقيّمها ويحافظ عليها، ليبقى ما له قيمة إدارية أو قانونية أو تاريخية محفوظاً ومتاحاً لمن يحق له الاطلاع عليه.

المهام والمسؤوليات

• وضع خطة تصنيف الوثائق وجداول مدد حفظها بالتنسيق مع الإدارات
• تقييم الوثائق وتحديد ما يُحفظ دائماً وما يُتلف بعد انتهاء مدة حفظه
• فهرسة الوثائق والسجلات وإعداد أدوات البحث التي تسهّل الوصول إليها
• الإشراف على مشاريع رقمنة الوثائق وضبط جودة النسخ الرقمية وبياناتها
• إدارة نظام الأرشيف الإلكتروني وصلاحيات الوصول إليه
• حماية الوثائق الورقية من التلف وتوفير ظروف الحفظ المناسبة لها
• تنظيم اطلاع الباحثين والإدارات على الوثائق وفق قواعد السرية
• تدريب موظفي الأرشيف والإدارات على قواعد حفظ الوثائق

ظروف العمل

• العمل في مخازن الأرشيف والتعامل مع وثائق قديمة يغطيها الغبار أحياناً

المتطلبات

• بكالوريوس في المكتبات والمعلومات أو الوثائق والأرشيف أو التاريخ
• خبرة من 3 إلى 6 سنوات في إدارة الوثائق والأرشيف

تتغير سنوات الخبرة حسب مستوى الوظيفة الذي تختاره عند النشر.

المهارات

• إدارة الوثائق والمحفوظات
• تصنيف الوثائق وفهرستها
• جداول مدد الحفظ
• الرقمنة
• نظم الأرشيف الإلكتروني
• صيانة الوثائق وحفظها
• السرية

يُفضّل

• خبرة في أحد أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)
• معرفة بالمعايير الدولية لإدارة الوثائق مثل ISO 15489
• إجادة اللغة الإنجليزية